• L’objectif est que l’équipe ait une représentation partagée des tâches principales de chaque membre de l’équipe, incluant le personnel administratif.

Étapes préparatoires pour le gestionnaire

• Se familiariser avec l’objectif, le contenu et le développement d’une cartographie des tâches 
• Identifier les conditions de santé et raisons de consultations les plus fréquentes dans l’équipe
  • Ex. : Suivi diabétique ou toute autre condition de santé chronique, Soins de plaies, Suivi pédiatrique

Au préalable de l’activité

• Demander à chaque membre de l’équipe, individuellement, de dresser une liste des tâches qu’il effectue typiquement actuellement dans le milieu pour cette condition de santé ou raison de consultation 

• Planifier une rencontre de 30 à 60 minutes avec l’ensemble de l’équipe 

   

Lors de l’activité 

• Expliquer à l’équipe l’objectif de la cartographie et comment la développer 
• En équipe, définir l’ensemble des soins requis et des besoins des patients pour les conditions ou raisons de consultation ciblées
  • Suivi de la glycémie 
  • Soutien aux autosoins
  • Suivi téléphonique
  • Gestion des médicaments
• Mettre en commun les listes de tâches de chaque professionnel et identifier les zones de chevauchement
  • Les tâches qui sont abordées par aucun membre de l’équipe
  • Les tâches qui sont effectuées par plus d’un membre de l’équipe
• Répartir les tâches manquantes parmi l’équipe 

Après l’activité

• Mettre à l’écrit l’ensemble des tâches de chaque membre de l’équipe sous forme de carte et rendre le document disponible à l’équipe

Observer, durant l’activité

• L’ensemble des membres de l’équipe sont-ils présents à l’activité ? Participent-ils activement ?
• Ont-ils complété la liste de tâches individuellement au préalable de la rencontre ?
• Une cartographie est-elle complétée durant l’activité ?
• Les membres de l’équipe s’entendent-ils sur la répartition des tâches ?
• La mise en commun des tâches reflète-elle plusieurs zones de chevauchement dans l’équipe ?

Questionner l’équipe, quelques semaines après la production de la cartographie 

• La cartographie est-elle facilement visible par l’équipe (ex. : affichée au poste principal, une copie à chaque membre de l’équipe) ?
• Les membres de l’équipe consultent-ils la cartographie ?
• Identifier les causes de l’utilisation ou d’une participation sous-optimale, le cas échéant :
  • L’équipe trouve l’outil peu utile
  • Il était difficile pour l’équipe d’identifier les besoins des patients et l’ensemble des soins requis 
  • L’équipe ne pense pas à consulter la cartographie
  • Il y a un manque de compréhension quant à la répartition des tâches

Déterminer si des ajustements sont nécessaires et les suites

1) Des stratégies supplémentaires pourraient-elles optimiser l’utilisation du guide de pratique ?

• Répéter l’activité complète en fournissant à l’équipe des guides de pratique pour soutenir l’identification de l’ensemble des soins requis pour une condition de santé
• Accompagner l’équipe dans l’identification de tâches précises et dans la clarification de la répartition des tâches
• Effectuer des rappels à l’équipe de consulter la cartographie régulièrement
• Réviser et ajuster au besoin la cartographie avec l’équipe 

2) Si la cartographie répond au besoin de l’équipe, une cartographie sur une autre thématique pourrait-elle être développée ? 

3) D’autres outils proposés à l’étape 2 pourraient-ils être pertinents à implanter, en soutien à la cartographie ? 

• Par exemple, l’identification de plusieurs zones de chevauchement entre les tâches des membres de l’équipes pourrait être abordée dans un atelier de clarification de rôles, qui vise à optimiser la contribution de chaque membre de l’équipe en fonction de ses compétences.