• L’objectif est que l’équipe se réunisse quotidiennement pour avoir une perspective partagée des tâches de la journée, ainsi qu’anticiper les besoins de soutien et les problèmes potentiels. 

Étapes préparatoires pour le gestionnaire

• Se familiariser avec l’objectif et le déroulement du caucus d’équipe :
  • Rencontre d’équipe brève, informelle et structurée de 10 à 15 minutes en début de journée qui consiste à : 
    • Passer en revue l’horaire de la journée
    • Identifier les conflits d’horaire, les retards possibles, les consultations qui risquent de prendre plus de temps que le temps prévu à l’horaire
    • Déterminer comment l’équipe peut se répartir autrement certaines tâches ou se soutenir pour éviter les retards et la surcharge de travail d’un membre de l’équipe 
• Libérer dans l’horaire une période de 15 minutes en début de journée.

• Expliquer l’objectif et le déroulement des caucus à l’équipe.
• Demander à l’équipe d’identifier un animateur, qui dirigera la rencontre et qui changera régulièrement pour assurer que chaque membre de l’équipe puisse animer les caucus.

Observer, dans les semaines suivant l’introduction des caucus

• À quelle fréquence ont lieu les caucus d’équipe ?
• L’ensemble des membres de l’équipe sont-ils présents ?
• L’ensemble des étapes du caucus sont-elles effectuées ?

• Y a-t-il une rotation dans l’animateur des caucus ?

   

Questionner l’équipe, dans les semaines suivant l’introduction des caucus

• Les membres de l’équipe sont-ils en mesure de revoir la répartition des tâches au besoin ?
• Identifier la cause de l’utilisation sous-optimale, le cas échéant :
  • L’équipe ne respecte pas les étapes, ne s’entend pas sur les étapes ou ne maîtrise pas suffisamment les étapes du caucus 
  • L’équipe trouve l’activité peu utile pour leur travail
  • L’équipe manque de temps pour se rencontrer
  • L’équipe oublie d’effectuer un caucus en début de journée

Déterminer si des ajustements sont nécessaires et les suites

1. Des stratégies supplémentaires sont-elles nécessaires pour optimiser les caucus d’équipe ?
   • Revoir le déroulement des étapes avec l’équipe et les accompagner dans au moins un caucus
   • Fournir à l’équipe un format écrit des étapes du caucus avec des exemples
   • Planifier de brèves pratiques des caucus d’équipe
   • Effectuer des rappels en début de journée
   • Effectuer des rencontres individuelles au besoin avec les membres de l’équipe qui ne participent pas, avec explications personnalisées 
2. D’autres outils proposés à l’étape 2 pourraient-ils être pertinents à implanter, en soutien au caucus d’équipe ?