L’objectif est que les membres de l’équipe utilisent un même outil structurant pour les notes au dossier qui permette de colliger les informations à un même endroit et de façon systématique.

Étapes préparatoires

Développer un outil selon les procédures en place dans le milieu avec les caractéristiques suivantes :

• Adapté à la nature des soins offerts par l’équipe
  • ex. : suivi chronique ou épisodes ponctuels
• Évite la double saisie de l’information
• Évite les notes manuscrites sans structure définie
• Permet une concision de l’information 
• Permet d’uniformiser le vocabulaire employé

• Porter l’outil à l’attention des professionnels
• Préciser ce que l’outil permet d’améliorer
• Préciser les bénéfices de l’utilisation de l’outil pour l’équipe
  • ex. : permet de réduire le temps consacré à la consignation des notes
• Expliquer brièvement le fonctionnement de l’outil

Consulter les dossiers pour déterminer si et comment l’outil est utilisé par les différents professionnels 

• L’outil est-il complété ?
• L’outil est-il utilisé de la même façon parmi l’équipe ?

Questionner l’équipe dans les semaines suivant l’introduction de l’outil :

• L’outil est-il utilisé régulièrement par les différents membres de l’équipe ?
• Identifier la cause de l’utilisation sous-optimale, le cas échéant :
  • Enjeu de compréhension ou de connaissance de l’outil (ex. : trop complexe, trop long, difficile à utiliser)
  • Manque de temps pour utiliser l’outil
  • Manque d’intérêt envers l’outil 
  • Oublie de l’utiliser

Déterminer si des ajustements sont nécessaires

1. Des stratégies supplémentaires pourraient-elles optimiser l’utilisation de l’outil ?
   • Effectuer des rappels auprès de l’équipe
   • Organiser une rencontre de groupe avec l’équipe pour réviser le contenu et le format de l’outil
   • Retirer, modifier ou ajouter des éléments à l’outil
2. D’autres outils proposés à l’étape 2 pourraient-ils être pertinents à implanter, en soutien à l’outil de notes au dossier ?