• L’objectif est de fournir à l’équipe des repères concrets et communs sur des aspects de son fonctionnement ou des soins qu’elle fournit afin que les membres de l’équipe puissent identifier ensemble des aspects qui pourraient être améliorés, et réfléchir aux causes sous-jacentes et aux pistes de solutions possibles pour améliorer la situation. 

   

Étapes préparatoires pour le gestionnaire

• Se familiariser avec les étapes de la rétroaction, l’approche et l’objectif 
  • Éviter en tout temps une approche punitive ou de contrôle ; aborder la rétroaction comme un moyen pour l’équipe de se donner des repères concrets et communs sur des aspects du travail pour faciliter l’identification de solutions et leur suivi. 
• Sélectionner des indicateurs qui se rapportent à l’équipe 
  • Exemples d’indicateurs potentiels : le type de professionnel rencontré à la première consultation; volume de patients vus par l’équipe, nombre de rendez-vous moyen par épisode de soins, durée moyenne des rendez-vous, nombre de patients réorientés vers un autre professionnels au premier rendez-vous
• Sélectionner des indicateurs sur lesquels l’équipe peut agir, ou identifier clairement les pistes d’action pour améliorer les indicateurs présentés
• Préparer les résultats à la fois sous forme verbale et sous forme écrite simple
• Si possible et pertinent, avoir recours à des données qui permettent de faire des comparaisons 
  • ex. : données sur des équipes similaires ou données antérieures 

Au préalable de l’activité

• Aviser l’équipe de l’objectif, des attentes et du déroulement global 

Lors de la rencontre de rétroaction avec l’équipe

1. Rappeler l’objectif de la rétroaction et ce qui est attendu de l’équipe
   • Prendre connaissance des indicateurs, réfléchir à sa pratique dans l’équipe, à des causes et à des pistes de solutions
2. Présenter les résultats des indicateurs 
3. Aborder les causes sous-jacentes aux indicateurs plus faibles, mais également les causes des indicateurs avec de bons résultats
4. Aborder des pistes d’actions pour améliorer les indicateurs 
   • Qu’est-ce qui pourrait être fait par les membres de l’équipe pour agir sur l’indicateur ? 
5. Identifier des objectifs, actions et responsables spécifiques dans un plan d’action écrit 

Après l’activité de rétroaction

• Rendre le plan d’action disponible à l’équipe

Observer, lors de l’activité 

• L’ensemble des membres de l’équipe sont-ils présents à l’activité ? Participent-ils de façon active ?
• Des pistes d’amélioration sont-elles abordées ?
• L’équipe produit-elle un plan d’action ?

Questionner l’équipe, à la suite de l’activité

• Identifier la cause de la participation sous-optimale, le cas échéant :
  • Enjeu de connaissance ou compréhension de l’activité (ex. : les attentes ne sont pas claires, incertains quant au déroulement, les indicateurs ne sont pas clairs)
  • Trouvent l’activité peu utile à leur travail
  • Rencontrent des difficultés à identifier des pistes d’action

Déterminer si des ajustements sont nécessaires

1. Des stratégies supplémentaires sont-elles nécessaires pour optimiser la rétroaction d’équipe ? 
   • Identifier des indicateurs pertinents et significatifs pour l’équipe avec l’équipe
   • Répéter les séances de rétroaction, à un intervalle de plusieurs mois (ex. : 6 mois)
   • Rappeler l’objectif, le déroulement et ce qui est attendu de l’équipe dans l’activité au préalable de l’activité
   • Préparer des exemples de pistes d’action au préalable de l’activité à partager avec l’équipe durant l’activité au besoin pour initier l’identification de pistes d’amélioration
     • Pour que l’équipe devienne familière avec cette activité, tout en évitant une fatigue cognitive liée à la visée évaluative de la rétroaction
   • Utiliser les règles partagées et le fonctionnement de l’équipe comme point de départ aux pistes d’action
   • Une rencontre individuelle pour aborder un comportement de résistance ainsi que discuter de ses causes, pourrait être organisée si un membre de l’équipe manifeste de la résistance à l’activité
2. D’autres sources de rétroaction pourraient-elles être utilisées ? 
3. D’autres outils proposés à l’étape 2 pourraient-ils être pertinents à implanter, en soutien à la rétroaction ?