• L’objectif est que l’équipe ait un espace et du temps réservé pour réfléchir ensemble aux causes sous-jacentes et aux solutions potentielles d’un problème qui concerne l’organisation des soins, le fonctionnement de l’équipe ou tout autre aspect des soins qui concernent l’équipe.

   

Étapes préparatoires pour le gestionnaire

• Se familiariser avec l’objectif et le déroulement d’une activité de résolution de problème en équipe.

Au préalable de l’activité

• Aviser l’équipe de l’activité, de l’objectif, du déroulement global et des attentes en termes de participation de l’équipe.

Lors de l’activité

1. Définir le problème en équipe
   • En fonction des objectifs de l’équipe, quels sont les problèmes actuels
   • Réfléchir notamment à des problèmes liés à des tâches/ responsabilités dans l’équipe, la charge de travail ou la gestion du temps 
   • ex. :  l’évaluation des patients est effectuée en double lors des consultations qui demandent un transfert entre la clinicienne et l’IPS 
2. Détailler le problème ciblé
   • Quelle sphère des soins le problème concerne-t-il ?
   • Qui est impliqué dans le problème ? Identifier des titres professionnels, et non des membres de l’équipe. 
   • À quel moment le problème survient-il ? 
3. Aborder les causes sous-jacentes
4. Aborder des pistes d’actions possibles
5. Définir un plan d’action avec des objectifs, des responsables et des actions spécifiques

Après l’activité

• Mettre à l’écrit le plan d’action et en assurer le suivi

Observer, durant l’activité

• L’ensemble des membres de l’équipe sont-ils présents? Participent-ils activement?
• L’ensemble des étapes sont-elles effectuées ?

• Un plan d’action est-il produit avec l’équipe ?

   

Questionner l’équipe, à la suite de l’activité 

• Identifier la cause de la participation sous-optimale, le cas échéant :
  • Enjeu de connaissance ou compréhension de l’activité (ex. : les attentes ne sont pas claires, incertains quant au déroulement)
  • Trouvent l’activité peu utile à leur travail
  • Rencontrent des difficultés à identifier des pistes d’action

Déterminer si des ajustements sont nécessaires

1. Des stratégies supplémentaires sont-elles nécessaires pour optimiser la résolution de problème dans l’équipe ?
   • Répéter l’activité en préparant des questions sur le fonctionnement de l’équipe pour soutenir l’identification du problème
   • Rappeler l’objectif, le déroulement et ce qui est attendu de l’équipe dans l’activité au préalable de l’activité
   • Préparer des exemples de pistes d’action au préalable de l’activité à partager avec l’équipe durant l’activité au besoin pour initier l’identification de pistes d’amélioration
   • Organiser une rencontre individuelle avec les membres de l’équipe qui sont absents lors des activités pour fournir des explications personnalisées
2. D’autres outils proposés à l’étape 2 pourraient-ils être pertinents à implanter, en soutien à la résolution de problèmes ?