• L’objectif est de fournir aux membres de l’équipe un espace d’échanges pour renforcer leur compréhension mutuelle quant à leurs rôles et leurs responsabilités dans l’équipe, ainsi que leurs attentes envers leurs collègues.

Étapes préparatoires pour le gestionnaire

• Planifier un atelier structuré d’environ 60 minutes avec l’ensemble des membres de l’équipe 
• Préparer des questions à partir de la journée typique ou de leur dernière journée de travail à la clinique sur :
  • Leur propre champ d’exercice comme membre de l’équipe: 
    • Quelles activités effectuez-vous dans votre travail à la clinique ? 
  • Aborder l’étendue effective de la pratique
    • Quelles activités occupent la majorité de votre temps ? 
    • Quels sont les activités ou les soins que vous effectuez moins ou pas du tout dans la clinique ? Pourquoi ? (ex. : sont faits par un autre membre de l’équipe; n’a pas d’occasion pour les effectuer, etc.)
  • Aborder les zones de chevauchement entre les activités des différents professionnels 
    • Aborder spécifiquement le chevauchement des activités des IPS, des infirmières cliniciennes et des infirmières auxiliaires le cas échéant
    • Exemples de questions : Quelles sont les activités dédoublées, soit qui sont effectuées par plus d’un intervenant pour un même patient ? Est-ce fréquent ? Quelles activités effectuez-vous actuellement qui pourraient selon vous être effectuées par un autre intervenant? Comment déterminez-vous qui doit faire quoi lorsqu’un patient consulte plusieurs intervenants? 
  • Aborder les attentes envers les autres membres de l’équipe quant à l’implication dans les soins
    • Par exemple pour les IPS: Quelles sont vos attentes quant à l’implication de l’infirmière clinicienne dans la clinique ?
• Préparer des liens avec les activités réservées de chaque type d’infirmière 
  • Infirmière clinicienne : évaluation initiale, déterminer le plan de traitement pour les soins de plaies, domaines de prescription infirmière, etc.
  • IPS: diagnostic de maladies, prescription d’examens diagnostiques et médicaments, etc.

Au préalable de l’activité :

• Aviser l’équipe de l’objectif, des attentes et du déroulement global de l’atelier

Lors de l’activité :

• Aborder l’ensemble des questions préparées, selon l’approche de la journée typique ou selon celle de l’écart entre la pratique actuelle et la pratique idéale.
• Porter une attention particulière à ce que chaque membre de l’équipe ait un espace de parole. 

Après l’activité :

• Assurer un suivi des problématiques soulevées 
  • ex. : difficulté à répondre à certains points de discussion, tensions importantes dans l’équipe, compréhension erronée de son propre rôle, écarts importants entre le champ d’exercice et l’étendue effective de la pratique, etc. – consigner les problèmes soulevés ou observés, et les utiliser comme point de départ à des activités de résolution de problèmes ou de rétroaction, ou de résolution de conflits.

Observer, pendant l’activité :

• L’ensemble des membres de l’équipe sont-ils présents ? Participent-ils activement aux discussions ?
• Les membres de l’équipe s’écoutent-ils et démontrent-ils de la réceptivité ?
• L’ensemble des questions sont-elles abordées durant l’activité ?
• Les membres de l’équipe ont-ils des difficultés à répondre aux questions soulevées ?

Questionner l’équipe, à la suite de l’activité :

• Quelles sont leurs impressions à la suite de l’activité ?
• Qu’ont-ils retenu de l’activité ?
• Identifier ce qui limite la participation ou la réceptivité, le cas échéant :
  • Ne trouvent pas l’activité utile à leur travail
  • Ne comprennent pas l’objectif de l’activité
  • Ne se sentent pas concernés par l’activité
  • Manquent de temps pour participer à l’activité 

Déterminer si des ajustements sont nécessaires

1. Des stratégies supplémentaires sont-elles nécessaires pour optimiser l’activité de clarification des rôles ?
   • Répéter l’activité pour permettre d’aborder l’ensemble des questions
   • Répéter l’atelier selon l’approche non utilisée (discussion autour de la journée typique ou discussion autour de la pratique idéale)
   • Répéter l’atelier selon une fréquence déterminée et lors d’une nouvelle embauche
   • Une rencontre individuelle avec explications personnalisées sur l’importance de la clarification des rôles et sur les conséquences d’une confusion dans les rôles et responsabilités pourrait être organisée si un membre de l’équipe manifeste un manque d’intérêt envers l’activité.
2. D’autres outils proposés à l’étape 2 pourraient-ils être pertinents à implanter, en soutien à la clarification des rôles ?