Première étape : Analyse du fonctionnement de l’équipe
Dimension 2 : Communication de l’information clinique et répartion des tâches
Explications
Sources de données
- Membres de l’équipe
- Documents internes
- Observations
Exemples de questions à aborder avec les membres de l’équipe
- Dans quelle mesure ces situations sont-elles fréquentes dans l’équipe ?
- On ne sait pas qui doit s’occuper de telle action ou tâche, etc.
- Des actions sont oubliées (ex : communication de résultats de laboratoire, retour d’appel d’un patient ou d’un professionnel à l’externe)
- L’information transmise verbalement doit être répétée
- Les professionnels doivent inscrire les mêmes informations à plus d’un endroit
- La rédaction des notes au dossier occupe une grande partie de la journée de travail
- Les professionnels doivent rechercher les notes ou les informations dans le dossier
- Arrive-t-il qu’il soit difficile de se comprendre lors d’un échange sur la situation d’un patient ?
- À quelle fréquence observez-vous des problèmes ou des malentendus en lien avec la répartition des patients ?
- Arrive-t-il que le personnel administratif ne sache pas par quel professionnel faire voir un patient ?
- Arrive-t-il que le rendez-vous d’un patient attribué initialement à un professionnel doive être attribué à un autre en raison d’une erreur de triage ? À quelle fréquence ?
- La façon dont les horaires sont faits apparait-elle efficiente pour les membres de l’équipe ?
Exemples d’observations
- La communication entre les membres de l’équipe crée des tensions
- Problématique de continuité des soins (ex. : délai supplémentaire entre deux interventions, car il y a eu une problématique de communication entre deux professionnels de la santé ou parce qu’un rendez-vous a été mal attribué)
Grille d'analyse
Fonctionnement adéquat | Fonctionnement limité | Fonctionnement sous-optimal |
| Les professionnels doivent rarement chercher à plusieurs reprises l’information requise dans le dossier avant de la trouver. | Les professionnels doivent parfois chercher à plusieurs reprises l’information requise dans le dossier avant de la trouver. | Les professionnels doivent souvent chercher à plusieurs reprises l’information requise dans le dossier avant de la trouver. |
| Il arrive rarement que les professionnels ne comprennent pas ou ne soient pas en mesure de lire les notes rédigées par un autre professionnel. | Il arrive parfois que les professionnels ne comprennent pas ou ne soient pas en mesure de lire les notes rédigées par un autre professionnel. | Il arrive souvent que les professionnels ne comprennent pas ou ne soient pas en mesure de lire les notes rédigées par un autre professionnel. |
| La rédaction des notes au dossier occupe rarement une grande partie du temps des membres de l’équipe. | La rédaction des notes au dossier occupe parfois une grande partie du temps d’une partie des membres de l’équipe | La rédaction des notes au dossier occupe souvent une grande partie du temps d’une majorité des membres de l’équipe. |
| Il arrive rarement que des informations au sujet d’un patient ne se transmettent pas dans l’équipe. | Il arrive parfois que des informations au sujet d’un patient ne se transmettent pas dans l’équipe. | Il arrive souvent que des informations au sujet d’un patient ne se transmettent pas dans l’équipe. |
| Il arrive rarement que l’information transmise par un collègue sur un patient soit incomplète ou nécessite des clarifications. | Il arrive parfois que l’information transmise par un collègue sur un patient soit incomplète ou nécessite des clarifications. | Il arrive souvent que l’information transmise par un collègue sur un patient soit incomplète ou nécessite des clarifications. |
Fonctionnement adéquat | Fonctionnement limité | Fonctionnement sous-optimal |
| Il y a rarement des malentendus entre les membres de l’équipe sur le suivi de patients ou des tâches à effectuer. | Il y a parfois des malentendus entre les membres de l’équipe sur le suivi de patients ou des tâches à effectuer. | Il y a souvent des malentendus entre les membres de l’équipe sur le suivi de patients ou des tâches à effectuer. |
| Il arrive rarement que le personnel administratif ne sache pas à quel professionnel attribuer le rendez-vous. | Il arrive parfois que le personnel administratif ne sache pas à quel professionnel attribuer le rendez-vous. | Il arrive souvent que le personnel administratif ne sache pas à quel professionnel attribuer le rendez-vous. |
| Les membres de l’équipe doivent rarement apporter des modifications à l’horaire prévu (ex : manque de temps, pas le bon professionnel). | Les membres de l’équipe doivent parfois apporter des modifications à l’horaire prévu (ex. : manque de temps, pas le bon professionnel). | Les membres de l’équipe doivent souvent apporter des modifications à l’horaire prévu (ex. : manque de temps, pas le bon professionnel). |